Creación de presentaciones efectivas
Una práctica bastante extendida a la hora de
ponerse a realizar una presentación es directamente encender nuestro ordenador
y empezar a elaborar diapositivas. Aunque esto puede funcionar para
presentaciones muy cortas es claramente ineficiente en la mayoría de los casos.
Esto es así porque al bien poco de haber empezado la tarea empezaremos a lidiar
con cuestiones como “Que fuente de letra utilizo” o “Qué color pongo
de fondo” en lugar de ocuparnos de temas más importantes como qué
temas va a incluir el contenido y cómo estructurarlos. Así que es
interesante reflexionar antes de empezar actuar.
Antes de empezar una presentación a ciegas o de
perdernos en detalles superfluos merece la pena dedicar un tiempo a reflexionar
sobre nuestra tarea.
Realizando las
preguntas adecuadas
Para analizar la tarea de realizar una presentación
es importante centrarse de entrada en los aspectos claves y dejar el resto para
más adelante. Está claro que preguntarse por el tipo de fuente a utilizar o el
color de fondo son aspectos a tener en cuenta pero no son preguntas clave.
Ahora bien, vamos a romper un mito sobre una pregunta que muchas veces es
considerada clave a la hora de abordar una presentación y NO lo
es:
¿Cuántas diapositivas debe tener la
presentación?
Que una presentación sea exitosa no es una cuestión
de cantidad sino de calidad, existen grandes presentaciones de 15 minutos con
más de 100 diapositivas y otras de una hora sin ninguna diapositiva. A modo de
ejemplo en el siguiente video se puede ver una presentación sobre identidad
digital de infinidad de diapositivas que no dura más de 15 minutos que aunque
está en inglés resulta muy visual:
Una vez tenemos claro cuales NO son las preguntas
adecuadas vamos a centrarnos en las que SI lo son.
¿Cuál es la
motivación y objetivo de la presentación?
No es lo mismo tener
que presentar un tema teórico en el marco de una asignatura que los resultados
de un trabajo práctico. En el primer caso puede ser interesante, por ejemplo,
acompañar la presentación con un dossier con los detalles de las fórmulas u
otros contenidos que no son aptos para diapositivas mientras que en el
segundo podemos encontrar buenos aliados en los diagramas y los gráficos. En
ambos casos el objetivo es distinto y ello va a marcar el tipo de presentación,
por ello es importante saber antes de nada cuál es nuestro objetivo.
¿Cuál es el mensaje
central?
La respuesta a la pregunta anterior nos enfoca para
responder a esta pregunta que es una de las primordiales. Formulada de otra manera
vendría a ser:
¿Si tu audiencia solo fuera capaz de
recordar una idea de la presentación cuál tendría que ser?
Hoy en día todos recibimos una cantidad de
información abrumadora de la que solo procesamos una parte muy reducida así que
nos podemos dar por satisfechos si conseguimos que el público sea capaz de
recordar una idea de la presentación. Esa idea evidentemente debe representar
la esencia de lo que queremos decir y debe ser el mensaje central sobre el que
girará nuestra presentación.
Por ejemplo si
estamos realizando una presentación sobre la teoría de la relatividad podemos
contar muchas cosas, dar ejemplos, hablar sobre la vida de Einstein… Pero donde
tenemos que centrar esfuerzos es en que la gente recuerde lo de E=mc2 y que entienda su significado
¿De cuánto tiempo
disponemos?
Tal como comentábamos, el número de diapositivas
que debe tener la presentación no es la cuestión, lo que sí hay que tener en
cuenta de cara a limitar la extensión de nuestra exposición es el tiempo que
tenemos asignado para la misma.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
Si
tenemos que realizar una presentación de larga duración debemos entonces
procurar cada cierto tiempo incluir elementos que rompan la monotonía, como
interactuar con el público, contar una anécdota, algún toque de humor…
¿Quién es nuestra audiencia?
Está claro que hablamos de forma diferente según a
quien nos dirigimos, pues sucede algo parecido a la hora de realizar una presentación.
El tono y estilo de una presentación va a ser muy
diferente si está realizada por un profesor para sus alumnos, o si se trata de
un alumno que presenta ante un tribunal de profesores o si la presentación es
entre compañeros de clase.
Así pues saber quién es nuestra audiencia nos ayuda
a perfilar el estilo de la presentación pudiéndola hacer más o menos informal,
añadir puntos de humor que conecten con la audiencia etc.
¿Qué información hay que incluir?
Normalmente acostumbramos a incluir en la
presentación TODA la información que se va a exponer lo cual es un error
porque, si ya está toda la información, ¿cuál es el valor añadido del orador
más allá de leer el texto de las diapositivas?
Muchas veces menos es más, y está demostrado que
los elementos superfluos que no aportan información solo sirven para desviar la
atención. Así que plantea mejor la pregunta de esta manera:
¿Qué información se puede omitir?
Hay que recordar que las diapositivas son un
soporte visual que pueden combinarse con otros elementos como el uso de
pizarras o repartir fotocopias con desarrollos de fórmulas…
Antes de empezar el
viaje es mejor planificar el recorrido
Una vez contestadas las preguntas clave
probablemente ya habrás imaginado un primer esbozo de cómo va a ser la
presentación y en la cabeza te hiervan un montón de ideas para incluir en las
diapositivas. Llegados a este punto se sienten unas ganas irrefrenables de
abrir nuestro programa de hacer presentaciones y ponernos manos a la obra pero
aún no es el momento adecuado.
Antes de empezar a elaborar diapositivas es
necesario tener un esbozo de cómo va a ser la presentación y es mucho más
práctico hacerlo en lápiz y papel porque es más sencillo ir tachando y
añadiendo elementos. Si nos ponemos a hacer diapositivas sin el esbozo es muy
fácil perderse en los detalles de ideas sueltas sin tener un guión general que
las orqueste, por tanto:
AÚN NO ENCIENDAS LA
COMPUTADORA
Redacta una lista
con ideas candidatas
Las ideas igual que vienen se marchan así que
empieza por redactar todas aquellas ideas que se te han ido ocurriendo y que
podrían ser incluidas en la presentación. De hecho este proceso es bueno
empezarlo en la fase de reflexión inicial ya que a medida que vayas realizando
las preguntas clave te irán surgiendo muchas ideas. Simplemente apúntalas sin
juzgarlas, ya realizarás la criba más adelante.
Una vez tengas una lista bien nutrida de ideas,
dedica un tiempo a ordenarlas y categorizarlas y empieza a filtrar las que no
te parezcan adecuadas. Puedes usar diferentes herramientas para este proceso
desde un folio, con lápiz y goma de borrar hasta post-its y una pizarra o
pared. Los post-its son muy interesantes para este proceso porque permiten ir
moviendo y agrupando las ideas de un lado para otro de forma rápida y nos dan
una perspectiva panorámica de todos los elementos.
Si te sientes más
cómodo puedes usar el ordenador pero rápidamente comprobarás que no es la
herramienta más eficiente para este menester. Puedes aplicar cualquier método
que conozcas para optimizar el proceso de generación y categorización de ideas
como realizar un brainstorming, mapas mentales u otras técnicas de
creatividad.
Fase de Diseño
"El
diseño es el alma de una creación que expresa en sí mismo la esencia de lo
creado"
Steve Jobs
Tal como indica Steve Jobs (que es uno de los
grandes gurús en esto de realizar presentaciones) el diseño es una de las
partes más importantes porque determina como va a percibir el mensaje nuestra
audiencia. Desgraciadamente es una de las partes más descuidadas.
Estamos
acostumbrados a crear las presentaciones como una concatenación de diapositivas
que siguen el patrón de alguna plantilla “prefabricada” y que contienen
cantidades excesivas de texto estructurado en “bullet points”. Para intentar arreglar el entuerto de vez
en cuando las adornamos con algún gráfico y clipart lo cual aun las hace más
recargadas.
Si queremos hacer
que nuestras presentaciones sean memorables tenemos que ser capaces de romper
este cliché. Elaboremos presentaciones que marquen la
diferencia y que sean capaces de sorprender e inspirar a la audiencia en lugar
de ser monótonas y aburridas.
Si antes teníamos que interpretar el papel de un
director de cine para crear un StoryBoard ahora pongámonos en la piel de un
diseñador para abordar esta fase de la aventura.
Usar la
presentación como soporte visual, no de texto
Uno de los errores más comunes en las
presentaciones es que no entendemos la finalidad de la herramienta que estamos
utilizando. A menudo utilizamos la presentación como un soporte de texto que en
los peores casos se usa como teleprompter lo cual es garantía de aburrimiento.
En realidad las diapositivas son solo un soporte visual, el alma de la
presentación es y debe ser el orador.
La presentación
está destinada a la audiencia no al orador
La mayoría diseñamos la presentación para que
contenga un resumen de las ideas ( o en el peor de los casos las ideas sin
resumir ) que vamos a ir explicando y así nos sirve de guión para no perdernos.
Esto es muy útil para el orador, pero ¿es necesario que toda la audiencia vea
tu chuleta? Si necesitas notas para no perderte, úsalas, pero sin mostrarlas a
todo el mundo.
Además de lo
anteriormente expuesto existen dos motivos por los que se debe evitar usar la presentación como si
se tratara de un teleprompter
|
Recibir información por diferentes
canales genera confusión
|
La gente lee más deprisa de lo que
hablas por lo tanto no resultas de utilidad
|
Está comprobado que
si recibimos información de forma escrita y oral no podemos procesar ambas a la
vez con lo que acabamos prestando atención únicamente a uno de los dos canales
de información. Si a esto le sumamos el hecho de que las diapositivas se leen
en menos tiempo del que el orador necesita para exponerlas el resultado es que
la audiencia presta atención a las diapositivas en lugar de al orador o en el
peor de los casos a ninguno de los dos.
Hay que tener en
cuenta que la presentación la da el orador, no las diapositivas. Si toda la
información ya está contenida palabra por palabra en ellas, entonces ¿para qué
es necesario el orador? Es por esto que debemos usar la presentación como un
soporte visual que refuerce y remarque el mensaje que estamos dando pero sin
robarnos el foco de atención. Hay que recordar lo que dice John Medina, biólogo
molecular, en una de las brain rules de
su libro:
Incluye únicamente
una idea por diapositiva
Alguna vez te has preguntado cuál es el coste de añadir
una diapositiva…. 0$. Entonces ¿porque acumulamos tanta información por
diapositiva en lugar de descomponerla en varias?
Intenta incluir únicamente una idea por
diapositiva. Condensar demasiada información sólo ayuda a perder la atención de
nuestra audiencia.
Si irremediablemente tienes que incluir varias
ideas en la misma diapositiva (intenta evitar los bullet points)
haz que estas aparezcan secuencialmente. El uso de animaciones te puede ayudar
a conseguir que la gente mantenga el foco en la idea actual
Aplica la regla de
los tercios
A la hora de situar los elementos que van a
componer la diapositiva es interesante que no estén desparramados sino que
estén distribuidos uniformemente en el espacio de forma armónica entre sí.
Para ello es importante que nuestras diapositivas
no se vean sobrecargadas de elementos. Es primordial dejar espacios en
blanco
Un truco que puede resultar de utilidad es el de
aplicar la regla de los tercios. Dicha técnica se utiliza sobre todo por
fotógrafos en la composición de fotografías de paisajes o retratos.
Para ello divide mentalmente la diapositiva en 9
cuadrantes idénticos tal como se puede ver en la imagen anterior. Si te cuesta
realizar esta división de forma mental puedes activar la opción de ver líneas
de cuadrícula en tu software de diapositivas (en el PowerPoint puedes encontrar
esta opción dentro del menú Vista).
A partir de aquí intenta que los distintos objetos
que tengas que incluir estén en sintonía con la simetría que te ofrecen los
cuadrantes dibujados. Esto incluye tanto cuadros de texto como imágenes,
gráficos….
Evitar las
plantillas prefabricadas
El uso de una plantilla como fondo para las
diapositivas es una práctica muy extendida a la hora de hacer presentaciones.
La idea es conseguir una cierta homogeneidad en toda la presentación a la vez
que un toque elegante y profesional sin tener que esforzarnos. Nada más lejos
de la realidad. Lo que le da homogeneidad a la presentación no es que en todas
las diapositivas se repita el mismo logo o banner y una imagen de fondo sino
que tenga un estilo propio que esté patente de principio a fin. Usar
una plantilla no da homogeneidad sino monotonía.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Otro inconveniente que tiene el uso de plantillas
es que en la mayoría de las ocasiones dichas plantillas son muy oscuras o muy
recargadas que es precisamente lo opuesto a lo que nos interesa que es tener
claridad y evitar elementos superfluos. Así que no dejes
que tu software defina el estilo por ti, defínelo tú mismo.
Elige bien el tipo
y tamaño de fuente
Cualquier texto que pongamos en una
diapositiva debe poder ser leído incluso desde la última fila de la sala, de lo
contrario estamos discriminando a una parte de los asistentes. Este es un
motivo más para no incluir todo lo que vamos a decir en las diapositivas ya que
las fuentes 16 ó 18 son difícilmente legibles a unos cuantos metros de
distancia.
En cuanto al tipo
de fuente a utilizar hay que encontrar un equilibrio entre originalidad
y eficiencia. Cuando elijas una fuente, evita las que usa todo el
mundo (Arial) pero ojo con usar fuentes no universales. Intenta que la fuente
resulte sencilla de leer.
Está comprobado que para titulares y tamaños
grandes de fuente (que es lo que nos aplica) resultan más fáciles de leer las
fuentes sin serifas (sans serif) mientras que para el texto de
documentos ocurre lo contrario. En la imagen de la izquierda puedes ver un tipo
de fuente sin serifas, en el medio uno con serifas y en la derecha las serifas
resaltadas en rojo.
Usa imágenes para
ilustrar tus diapositivas
Recuerda la regla de John Medina: “El sentido de
la vista eclipsa al resto” y aprovéchalo para conseguir un mayor impacto y
atención de tu audiencia. Una buena manera es la de añadir imágenes a las
diapositivas. Da rienda suelta a la creatividad pero con criterio para que las
imágenes tengan concordancia con lo que se expone y no sean elementos
superfluos que están para adornar.
Intenta evitar el uso del Clipart a toda costa
substituyéndolo por imágenes reales ya que el efecto es muy diferente. Los
objetos de clipart tuvieron su auge a principio de los 90 pero ahora ya están
muy desfasados. En las siguientes imágenes puedes ver la diferencia de realizar
la misma diapositiva con ClipArt o con una imagen real.
Pero ¿Dónde se pueden conseguir imágenes que sean
consistentes con nuestras diapositivas y que además tengan una licencia que nos
permita usarlas sin problemas?
Existen
alternativas de pago en las que por un precio no muy elevado se pueden
conseguir imágenes pero la realidad es que poca gente quiere pagar por conseguir
imágenes. Una de las mejores fuentes de imágenes gratuitas es flickr, donde millones de
usuarios cuelgan sus fotografías, muchos de ellos con licencias Creative Commons.
El problema es que
buscar imágenes a través de flickr puede resultar una tarea tediosa. Para
solucionar esto existen buscadores como compfight que de un solo plumazo nos muestran muchas más
fotografías tal como se puede ver en este ejemplo:
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